Parkinsonův zákon (Parkinson’s Law)

Parkinsonův zákon (anglicky Parkinson’s Law) říká, že práce se roztáhne tak, aby vyplnila čas vyhrazený na její dokončení. Úkol na odpoledne zabere týden, když na něj týden dostaneš. Britský historik C. Northcote Parkinson ho v roce 1955 napsal jako satiru na úřady. Mezi Parkinsonovy zákony patří ještě pravidlo, že výdaje rostou s příjmy, a zákon triviality o poradách, které řeší drobnosti déle než miliony. Pokusy psychologů od 60. let ukázaly, že na hlavní myšlence něco je, jen slabší, než tvrdí motivační články.

Zařazení

• Typ jevu: satirické pravidlo o práci a úřadech, které experimenty potvrdily jen zčásti
• Zkreslení, které odhaluje: dostupný čas a rozpočet bereme jako měřítko toho, kolik práce úkol opravdu potřebuje
• Mentální oblast: Rozhodovací
• Marketingová funkce: Řízení projektů, kampaně, rozpočty, porady
• Nákupní cesta: nevztahuje se, týká se práce týmu
• System 1 / System 2: System 1 (rychlé, automatické) odvodí velikost úkolu z délky termínu, System 2 (pomalé, vědomé) ji musí odhadnout z minulých podobných projektů

Ve zkratce

• Co to je: úkol se natáhne do času, který na něj máš, a rozpočet se utratí do poslední koruny.
• Proč na tom záleží: tým čte termín a rozpočet jako signál, jak velká má práce být, a podle toho ji nafoukne.
• Kde to potkáš: kampaně chystané do posledního dne, redesigny webu, roční rozpočty a porady o barvě tlačítka.
• Jak se mu vyhnout: odhaduj podle minulých projektů a velkou práci krájej na krátké úseky s vlastními termíny.

Příběh ze života

Esej s názvem Parkinson’s Law vyšla v týdeníku The Economist 19. listopadu 1955. Otevírá ji postarší dáma, která má celý den volno, a tak jí napsání a odeslání pohlednice neteři do Bognor Regis zabere celý den. Kdo spěchá, zvládne totéž za tři minuty.

Jako „důkaz“ posloužila britská admiralita. Mezi lety 1914 a 1928 ubyly zhruba dvě třetiny lodí a třetina námořníků, zato úředníků přibylo z 2 000 na 3 569, tedy zhruba o 78 %.

Parkinson to vysvětlil dvěma silami. Úředník chce víc podřízených, protože podřízený mu nekonkuruje, a úředníci si navzájem vyrábějí práci. Počet úředníků podle něj roste o 5 až 7 % ročně bez ohledu na to, kolik je skutečné práce.

Celý text je psaný s nadsázkou. Parkinson byl námořní historik a v letech 1950 až 1958 profesor historie na Malajské univerzitě v Singapuru. I vzorec o 5 až 7 % ročně je součástí satiry.

Jak Parkinsonův zákon funguje

Přímou oporu pro rozpínání práce dávají laboratorní pokusy. Elliot Aronson s kolegou Gerardem v roce 1966 v Journal of Personality and Social Psychology popsali pokus, kde část účastníků jakoby omylem dostala na úkol víc času, než potřebovala. U dalšího podobného úkolu, kde si tempo určovali sami, pracovali déle než ti, kdo předtím měli čas těsně odměřený.

Judith Bryanová a Edwin Locke o rok později jev v názvu studie90021-9) zařadili mezi otázky stanovování cílů. Termín funguje jako cíl. Laura Brannonová a kolegové v roce 1999 nechali studenty hodnotit čtyři sady fotografií obličejů. Kdo se před třetí sadou dozvěděl, že čtvrtá odpadá, nad třetí se zdržel déle než kontrolní skupina.

Příbuzným jevem je klam plánování, kdy čas na úkol podceníme. Jde o jinou chybu než rozpínání práce, v praxi se ale s Parkinsonem potkávají. Roger Buehler a kolegové se v roce 1994 zeptali 37 studentů psychologie, kdy odevzdají závěrečnou práci. V průměru odhadli 33,9 dne, ve skutečnosti to trvalo 55,5 dne a v odhadu skončilo jen 29,7 % z nich.

Pro Parkinsona je zajímavější vedlejší údaj ze stejného článku. Studenti v průzkumu uvedli, že zhruba tři čtvrtiny svých projektů (73 %) dokončují v den termínu. V dalším pokusu autorů souvisel okamžik dokončení s termínem velmi těsně (korelace 0,91).

Jedno vysvětlení nabídli Indranil Goswami a Oleg Urminsky v roce 2020 v časopise Judgment and Decision Making. Lidé, kteří odhadovali, jak dlouho bude úkol trvat někomu jinému, dávali při delším limitu vyšší odhady, a to i ve chvíli, kdy věděli, že limit je zvolený náhodně a pracující o něm nic neví. Delší čas si spojujeme s větším úkolem.

Parkinsonův zákon v marketingu

Marketing žije z termínů a rozpočtů. Kampaň, web, newsletter i obsahový plán mají datum spuštění, a to datum potichu určuje, jak velká práce z nich bude.

1. Kampaně a termíny. Představ si modelovou kampaň s termínem za šest týdnů, jejíž hlavní práce zabere dva. Chystat se bude šest týdnů a zbytek vyplní kolečka připomínek. Rozděl ji na etapy s vlastními daty, protože tempo podle efektu gradientu cíle roste až s blížícím se cílem.
2. Redesign webu. Tady se k Parkinsonovi přidá klam plánování. Termín se odhadne optimisticky, jako u studentů, kterým k odhadu chybělo v průměru 21,6 dne, a rezervu, kterou tým dostane navíc, práce snadno vyplní.
3. Rozpočty a druhý zákon. V knize The Law and the Profits z roku 1960 Parkinson tvrdil, že výdaje rostou tak, aby dorovnaly příjmy. Mířil na státy, ale marketingové oddělení, které v prosinci dočerpá zbytek, aby o něj příští rok nepřišlo, dělá totéž. Přidává se mentální účetnictví, kdy peníze v jedné kolonce působí jako volné, i když jinde chybí.
4. Porady a zákon triviality. Výbor v Parkinsonově knize schválil reaktor za 10 milionů liber za dvě a půl minuty a o kolárně pro úředníky za 350 liber debatoval 45 minut. V marketingu je kolárnou barva tlačítka, odstín loga, fotka na banneru nebo slovosled v claimu, zatímco o cílové skupině se mluví pět minut na konci.
5. Rostoucí tým. Každý nový člověk přinese schůzky, reporty, schvalování a e-maily v kopii, takže čtyři lidé můžou odvést stejný výstup jako dřív dva a všichni budou vytížení.

Práci tiše řídí termín, rozpočet, velikost týmu a pořadí bodů na poradě. Plánování kapacit proto řeš už v marketingové strategii, kde se rozhoduje o termínech i penězích na celý rok.

Kde má Parkinsonův zákon trhliny

Esej z roku 1955 je satira a každé ze tří Parkinsonových pravidel má jinak silnou oporu. Parkinson postavil vedle sebe dvě řady čísel z admirality a z jejich rozdílu udělal obecné pravidlo, jiná vysvětlení nárůstu úředníků v textu nehledal.

Pro první pravidlo o práci a čase existují laboratorní důkazy, jen menší. Goswami a Urminsky shrnují, že několik studií našlo delší práci při delším limitu, ale podmínky, za kterých se efekt objeví, zatím nikdo dobře nepopsal, a v jejich vlastním prvním pokusu délka limitu skutečný čas práce podstatně nezměnila.

Druhé pravidlo o výdajích a příjmech pochází z knihy z roku 1960 a mířilo na státní rozpočty. Experiment, který by ho testoval u firem, žádný z citovaných zdrojů neuvádí. Zákon triviality je anekdota o vymyšleném výboru a přímé měření se v citovaných pracích také neobjevuje. Podle mě je proto užitečnější brát všechna tři pravidla jako varování, jak čteme termíny a rozpočty.

Jak se Parkinsonovu zákonu bránit

Úplně se mu ubránit nedá, protože termín bez rezervy nikdo rozumný nepodepíše a právě rezerva je prostor, do kterého se práce roztáhne, když nikdo nesleduje, na co se ten čas navíc opravdu spotřeboval. Jde ho ale zmenšit.

1. Odhaduj podle minulosti. Ve čtvrté studii Buehlera a kolegů odhad stihlo 60 % lidí, kteří si nejdřív vybavili podobné úkoly z minulosti a spojili je s plánem. V kontrolní skupině jen 29,3 %.
2. Etapy a rezerva zvlášť. Šestitýdenní projekt rozděl na dvoutýdenní etapy s interním termínem a hotovým výstupem. Rezervu nech jako samostatný týden na konci, viditelně v plánu, ať se nerozpustí do etap.
3. Rozpočet od cíle. Stav ho od toho, co má kampaň přinést, a loňské číslo ber jen jako kontrolu. Nevyčerpaný zbytek neber jako chybu plánování.
4. Agenda podle peněz. Na poradě začni položkou s největším dopadem a každému bodu dej časový limit. Barva tlačítka pak dostane posledních pět minut. Stejně funguje timeboxing, kdy úkolu předem přidělíš pevný blok času a po jeho uplynutí práci uzavřeš.
5. Měř výstup. Sleduj, co tým dodal, ne kolik hodin vykázal. U agentury placené od hodiny má natahování práce navíc finanční motivaci.

Nejrychleji funguje druhý bod. Stačí v projektu přepsat jedno datum na tři.

Jak se to potkává s dalšími zkresleními

Klam plánování má blízko k efektu nadměrné sebedůvěry. Plánujeme podle ideálního scénáře a minulé skluzy svádíme na vnější a jednorázové příčiny, takže si pro jistotu necháme delší termín, a ten pak Parkinsonův zákon vyplní. Přidává se i zkreslení současnosti, kvůli kterému se práce stěhuje na konec, kdy už hoří.

Zákon triviality souvisí s heuristikou dostupnosti. O kolárně má názor každý, protože si ji umí představit, zatímco o reaktoru mlčí, kdo mu nerozumí. Programátor Poul-Henning Kamp v roce 1999 v diskusi projektu FreeBSD zpopularizoval pojem bikeshedding. Další příbuzné jevy najdeš v přehledu kognitivních zkreslení.

Zajímavé otázky k tématu

Co říká Parkinsonův zákon?

Že práce se roztáhne tak, aby vyplnila čas vyhrazený na její dokončení.

Je Parkinsonův zákon vědecky dokázaný?

Zčásti. Původně jde o satiru z roku 1955, pokusy od roku 1966 ale ukázaly, že lidé s delším limitem často pracují déle, i když efekt nefunguje vždy a jeho podmínky nejsou dobře popsané.

Co je zákon triviality?

Parkinsonův postřeh, že čas věnovaný bodu porady je nepřímo úměrný částce, o kterou jde. Anglicky se mu říká bikeshedding podle debaty o kolárně.

Jaký je druhý Parkinsonův zákon?

Výdaje rostou tak, aby dorovnaly příjmy. Parkinson ho popsal v knize The Law and the Profits z roku 1960 a mířil na státní rozpočty.